TU-ID: 057 | 2026 | 9 | 263409
Office Professional (all genders)
Core Facilities und Zentren | Vollzeit | befristet mit Option auf Verlängerung
In der Abteilung Core Facilities and Centers ist eine Stelle als Office Professional (all genders) an der TU Wien, voraussichtlich ab sofort zu besetzen (40 Wochenstunden, voraussichtlich befristet bis 31.12.2027 mit Option auf Verlängerung). Nähere Information über die Forschungsgerätezentren: https://www.tuwien.at/en/research/facilities.
Ihre Aufgaben:
- Eigenständige administrative und organisatorische Unterstützung der Core Facilities und Zentren im laufenden Betrieb
- Unterstützung der Zentrumleitung bei der Budgetplanung sowie bei der laufenden Mittelverwaltung und Dokumentation nach vorgegebenen Richtlinien
- Pflege, Aktualisierung und Verwaltung von Datenbanken, Website-Inhalten und internen Kommunikationsmaterialien
- Organisation und administrative Vorbereitung von Meetings, Workshops und internen Veranstaltungen (inkl. Termin- und Unterlagenkoordination)
- Unterstützung bei der Erstellung von Berichten, Präsentationen und Förderunterlagen nach fachlichen Vorgaben
- Funktion als administrative Schnittstelle zwischen den Core Facilities, zentralen Organisationseinheiten der TU Wien sowie externen Partnern
- Unterstützung bei der Einhaltung interner Prozesse und administrativer Standards
- Übernahme von Sonderaufgaben im Rahmen des definierten Tätigkeitsbereichs und der eigenen Qualifikation
- Korrdination von Forschungs- und Auftragsprojekten
Ihr Profil:
- Abgeschlossene kaufmännische oder administrative Ausbildung oder nachgewiesene langjährige Erfahrung in diesem Bereich (z. B. HAK, einschlägige FH- oder Universitätsausbildung)
- Berufserfahrung im administrativen Bereich, idealerweise im universitären oder wissenschaftlichen Umfeld
- Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
- Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen; Kenntnisse universitärer Verwaltungssysteme (z. B. SAP, TISS) von Vorteil
- Strukturierte, genaue und eigenständige Arbeitsweise innerhalb vorgegebener Prozesse
- Inhalte präzise und strukturiert aufbereiten und die wesentlichen Informationen weitergeben
- Kommunikationsfähigkeit
- Optimistische Grundhaltung, um Herausforderungen zu bewältigen
- Lösungsorientiert
- Bereitschaft zu beruflichen und persönlichen Weiterentwicklung
- Teamorientierung
- Diversitätssensibilität
Wir bieten:
- Vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet in einem kollegialen Team
- Hybride Arbeitsweise mit bis zu 60% Teleworking Möglichkeit
- Eine Reihe attraktiver Sozialleistungen (siehe Benefits)
- Breites internes und externes Weiterbildungsangebot, verschiedene Karriereoptionen
- Zentrale Lage sowie gute Erreichbarkeit (U1/U2/U4 Karlsplatz)
Wir sind bemüht, Menschen mit Behinderung mit entsprechender Qualifikation einzustellen und fordern daher ausdrücklich zur Bewerbung auf. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an die Behindertenvertrauensperson der TU Wien, Herrn Gerhard Neustätter (gerhard.neustaetter@tuwien.ac.at).
Die Einstufung erfolgt in der Verwendungsgruppe IIIA gemäß dem Kollektivvertrag der Universitäten und beträgt bei einem wöchentlichen Beschäftigungsausmaß von 40 Wochenstunden EUR 2.759,20 brutto/Monat. Tätigkeitsbezogene Vordienstzeiten werden angerechnet. Sollten nicht alle in der Ausschreibung aufgezählten Kompetenzen bei Dienstantritt vorliegen, hat der_die Arbeitnehmer_in die Möglichkeit, diese im Rahmen einer Ausbildungsphase zu erwerben.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis 26.03.2026.
